Au cours de notre vie on reçoit tellement de courriers et documents administratifs ou autres qu’il est très difficile de faire le tri. Des documents qui tendent à s’accumuler avec le temps. Alors comment bien classer et conserver ses documents? Voici quelques astuces et informations utiles pour s’y retrouver:

Le temps de conservation des documents

Avant tout il faut bien savoir combien de temps on doit conserver les papiers, car certains sont à garder à vie et d’autres pour des périodes variables allant de 1 à 5 ans.
Les documents comme les diplômes, testaments, documents pour la retraite, dossiers médicaux, fiches de paies et les contrats de travail se gardent pour une durée illimitée, donc à ranger séparément dans un endroit bien sécurisé.

Les autres documents, comme par exemple les factures d’internet ou de téléphone, factures de déménagement, les certificats de ramonage, doivent-être gardés 12 mois. Les quittances de loyer sont à garder pendant 5 ans, les avis de redevance audiovisuelle pendant 3 ans, les relevés d’allocations pendant 2 ans.

Une astuce très efficace pour bien se souvenir des temps de garde de chaque type de documents, vous pouvez par exemple imprimer une fiche mentionnant le temps de conservation de ces derniers et l’utiliser une fois par année pour faire le tri de ce qui doit être jeté et ce qui doit être gardé.

Prenez votre temps pour bien ranger

Il ne faut pas ranger tout de suite chaque papier ou courrier que vous trouvez dans votre boite aux lettres. Il est Parfois préférable d’avoir un petit carton sur votre bureau où vous pouvez placer le courrier et ranger tout tranquillement chaque samedi par exemple. Prenez votre temps, lisez bien chaque document et mettez-le à sa place.

Trouver un endroit pour tous vos documents

Achetez ou installez une étagère ou un meuble avec des tiroirs qui servira pour vos documents. Pour chaque type de documents choisissez une chemise de différente couleur, inscrivez sur chaque pochette le type ou la catégorie des documents qu’elle contient – par exemple ‘les impôts’, ‘EDF’ etc. Pour les documents que vous consultez très souvent, vous pouvez utiliser un classeur à anneaux.

Optez pour le format électronique

Aujourd’hui de plus en plus de moyens et d’outils sont à notre disposition pour numériser et sécuriser nos documents. Passer aujourd’hui au format électronique, parait comme une option de bon sens, surtout quand on sait que de plus en plus de services et d’administration acceptent le format digital pour classer ses documents. Un gain de temps et d’argent et un geste fort pour l’environnement.